Toute entreprise doit strictement suivre les règles dictées par les autorités compétentes concernant la gestion des factures. Cela concerne notamment les mentions obligatoires à utiliser, les procédés de conservation et l’obligation prochaine de la facturation électronique. Pour l’entreprise, cela permet la tenue d’une comptabilité robuste et sans ambiguïté en interne tout en évitant d’éventuelles sanctions pénales, fiscales ou pécuniaires. La transparence des opérations entre l’entreprise et ses partenaires est renforcée.
Qu’est-ce que la facturation ?
La facturation est un processus continu permettant une traçabilité précise et détaillée des marchandises ou prestations fournies par une société. On établit à cet effet des factures qui sont des documents à valeur commerciale, juridique et comptable. Elles constatent la nature, la quantité ainsi que les conditions de réalisation d’une action commerciale (achat/vente de produits, marchandises ou services). La facturation s’impose à toutes les entreprises, peu importe le statut juridique (EI, EIRL, SA, SARL, SAS, SNC, EURL, SASU, SCA, SCS, Micro-entreprise…) et la taille (PME, ETI, GE).
Les règles obligatoires en matière de facturation
Le Code Général des Impôts et le Code de commerce encadrent l’obligation de facturer pour chaque entreprise. Des règles sont ainsi prévues pour garantir la légalité de la facturation de manière intemporelle.
Facturation entre professionnels
Lorsqu’une vente de marchandises ou une prestation de services est réalisée entre professionnels, la transaction doit obligatoirement donner lieu à l’établissement et à la transmission d’une facture du fournisseur à son client. Les commerçants ou artisans émettent des factures alors que les professions libérales produisent des notes d’honoraires. Le pays de provenance de même que l’assujettissement ou non à la TVA du client importent peu. Uniquement sur le plan fiscal, certaines activités exonérées de la TVA peuvent échapper à une facturation selon les articles 261 à 261 E du Code Général des Impôts.
Facturation entre un professionnel et un particulier
Toute entreprise se doit de facturer la fourniture d’un bien ou d’un service lorsque son client particulier l’exige, peu importe le montant de la transaction. Selon le droit fiscal, lorsqu’il s’agit d’un particulier, la délivrance d’une facture à l’acquéreur est obligatoire pour :
- Les opérations de vente à distance
- Les livraisons aux enchères publiques d’objet d’antiquité, de biens d’occasion, d’œuvres d’art, d’objets de collection
Selon la législation commerciale, la note (document comportant moins de mentions obligatoires que la facture) doit être délivrée à un particulier pour certaines prestations de services. Il s’agit notamment de l’exécution de travaux immobiliers ou tout service dont le prix toutes taxes comprises dépasse 25 euros.
La date d’établissement de la facturation
Pour une prestation de services, la facture doit être établie le jour de l’achèvement de la prestation. Pour une vente de produit ou de marchandises, la facture peut être établie lors de la livraison du bien. Cela peut toutefois intervenir en amont, le jour où l’entreprise accepte la commande.
La date d’émission de la facturation
La facturation est normalement réalisée à la date de livraison, la date où la marchandise ou le service change définitivement de propriétaire. Cette date ne doit pas se situer au-delà de 1 mois après la livraison.
Les règles de numérotation des factures
Les numéros faisant partie des mentions obligatoires d’une facture, chaque document possède un numéro unique basé sur une séquence chronologique continue. En d’autres termes, les numéros sont attribués sans aucun trou et se suivent dans le temps au fur et à mesure que les factures sont établies. L’émission d’un document antidaté a posteriori est proscrite. Chaque société choisit le système de numérotation qui lui convient : préfixe temporel suivi d’une séquence de chiffres, préfixe particulier suivi d’une séquence de chiffres ou suite séquentielle simple.
Les mentions obligatoires en matière de facturation
Nous avons comme mentions obligatoires générales :
- Les informations relatives au prestataire (le numéro d’immatriculation au registre du commerce et des sociétés, le numéro SIREN , le numéro de TVA intracommunautaire, la forme juridique de la société, le capital social, le nom ou la dénomination sociale du vendeur, son adresse (son siège social obligatoirement), le numéro RCS pour les commerçants, le numéro RM pour les artisans, l’assurance professionnelle souscrite pour les artisans et autoentrepreneurs…
- Le nom et les coordonnées de l’acheteur
- La date d’émission de la facture
- Le numéro de la facture
- La quantité de marchandises livrées/prestations de services, le prix unitaire hors-taxe et la dénomination précise de chaque commande
- Les majorations éventuelles (frais de transport, d’assurance, etc.), les rabais, ristournes, remises ou escomptes
- Les éventuelles conditions d’escompte
- L’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement en cas de retard de paiement (transaction entre professionnels)
- Le numéro de bon de commande préalablement établi par le prestataire
- La date de livraison si elle diffère de la date de facturation
- L’adresse de facturation des parties lorsque l’adresse de livraison diffère de l’adresse de l’acheteur
- Les modalités de paiement des pénalités en cas de paiement tardif
Des mentions obligatoires sont exigées en ce qui concerne la TVA :
- Le taux de TVA applicable, le montant de la TVA à payer et la somme TTC (toutes taxes confondues)
- Le numéro d’identification à la TVA du prestataire et du client pour les factures d’un montant TTC supérieur à 150 euros
- La mention d’une disposition du CGI impliquant une exonération de la TVA pour l’opération en question (franchise de base, exportations, livraison de biens/prestation de services intracommunautaire…)
- Les mentions « autoliquidation », « autofacturation » suivant les recommandations du CGI
Les règles de transmission des factures
En France, la facture est établie en deux exemplaires et normalement rédigée en français. La monnaie de référence est l’euro. La facture doit être transmise dès que la vente ou la prestation est réalisée. D’un commun accord, l’entreprise peut toutefois différer la transmission du document à son client. Les factures peuvent être transmises en version papier par la poste ou remise en main propre. Lorsque le client l’accepte, la société peut lui adresser la facture par voie électronique.
Les obligations de conservation des factures clients
Pour servir au moment opportun de moyens de preuve fiscale, comptable ou juridique, les factures clients doivent être conservées sur plusieurs années. Les factures sont conservées sous format papier ou format électronique. On peut conserver une facture papier de manière électronique en respectant les dispositions des articles A102 B-1 et B-2 du Livre des procédures fiscales.
Le droit fiscal prévoit une conservation pendant 6 ans à compter de la date d’établissement ou de celle de la dernière opération indiquée sur les registres de l’entreprise. Le Code de commerce stipule que les factures clients sont à conserver pendant au moins 10 ans à compter de la date de clôture de l’exercice.
Modifier, annuler ou supprimer une facture
La suppression pure et simple d’une facture est impossible. En revanche, la modification ou l’annulation suite à une erreur ou une omission sont possibles. On peut établir une nouvelle facture qui remplace la précédente. Le nouveau document devra néanmoins mentionner clairement l’annulation du document remplacé. On peut également établir une note d’avoir qui fait référence à la facture concernée.
Les pénalités de retard sur les factures impayées
Il s’agit de sanctions s’appliquant automatiquement lorsque l’acheteur ne paie pas son dû suivant les délais définis sur la facture ou dans les conditions générales de vente (CGV) de l’entreprise. Elles ne sont pas soumises à la TVA. Les pénalités se calculent par rapport au montant TTC. De manière générale, le taux utilisé est celui de refinancement semestriel de la Banque Centrale Européenne. Pour augmenter le caractère dissuasif de la sanction, certaines sociétés choisissent de multiplier le taux de la BCE par 3 ou 4.
Les types de factures en comptabilité
Selon les conditions spécifiques d’une opération commerciale, on distingue plusieurs types de factures.
La facture véritable
Il s’agit du document délivré de manière définitive après la réalisation complète de la vente du bien ou la prestation de services.
La facture de doit
Elle atteste de la dette de l’acheteur vis-à-vis du vendeur suite à la transaction effectuée.
La facture de clôture
Elle met fin à un contrat entre l’entreprise et son client. En d’autres termes, elle interrompt la période de consommation de votre partenaire en lui indiquant le montant restant dû.
La facture pro forma
Provisoire, elle ne détient pas une valeur comptable ou légale. Elle est présentée comme une facture, mais c’est en réalité un devis officiel mentionnant les CGV et les prix pratiqués.
La facturation intermédiaire
Elle fonctionne comme une facture d’acompte adressée plusieurs fois par an au client. On étale ainsi pour ce dernier le paiement d’une somme importante.
La facture de régularisation
Cette facture régularise le paiement en fonction des prestations réelles réalisées.
La facture d’acompte
On l’utilise lorsque le client verse une partie du montant final avant la prestation de service ou la livraison des marchandises.
La facture d’avoir
Encore appelée note de crédit, elle a valeur de reconnaissance de dette transmise au client pour corriger une erreur de facturation. Elle facilite la correction des montants enregistrés dans la comptabilité d’entreprise.
Facturation électronique obligatoire dès 2023
Sécurisation des échanges commerciaux, réduction des coûts de facturation, limitation des litiges liés aux délais de paiement, amélioration de la comptabilité, efficacité de la prévention/lutte contre la fraude à la TVA, meilleure connaissance en temps réel de l’activité des entreprises… Les raisons poussant le gouvernement à rendre obligatoire la facture électronique en 2023 et au plus tard en 2025 sont multiples. L’article 153 de la loi de finances 2020 précise les modalités de cette réforme pour les échanges interentreprises.
La facture électronique est une facture dont toutes les étapes de création et de transmission sans exception sont réalisées grâce à un outil numérique. Pour lui conférer une valeur légale et une valeur comptable, elle doit être parfaitement lisible (pour les programmes informatiques et les êtres humains), authentique et inaltérable.
Les différents formats de la facturation électronique
On distingue trois types de factures électroniques :
- La facture au format de PDF : elle est actuellement très utilisée par les petites entreprises (ce format devrait complètement disparaître d’ici 2023 au vu des préconisations de la loi de finances 2020)
- La facture électronique structurée au format XML ou EDI : les informations sont illisibles pour les humains, mais adaptées à une utilisation optimale par les logiciels (ce format est utilisé par les grandes structures disposant de portails dématérialisés ou d’API)
- Le format mixte combinant le PDF et le XML (Factur-X) : il devrait devenir la norme en 2023, car il contient des données structurées pour les machines, mais lisibles pour l’être humain
Qui est concerné par la loi antifraude TVA ?
Les entreprises assujetties à la TVA qui proposent des prestations de service ou la livraison de marchandises sans facturation à des clients particuliers sont principalement concernées. Toutefois, une société assujettie à la TVA n’est pas prise en compte par la loi antifraude dans les cas suivants :
- Les services fournis sont uniquement destinés à des professionnels
- Les activités sont intégralement exonérées de la TVA en vertu des dispositions du CGI
- Votre activité bénéficie de la franchise en base de la TVA
- La société est placée sous le régime du remboursement forfaitaire agricole
Par ailleurs, la loi antifraude exclut tous les autoentrepreneurs.
Les sanctions en cas de non-conformité
En cas de contrôle fiscal, l’entreprise est tenue de fournir à l’administration compétente une attestation de conformité du logiciel de facturation électronique aux exigences de loi antifraude. Elle est fournie par l’éditeur du logiciel. Si tel n’est pas le cas, elle risque une amende de 7500 euros. Elle obtient un délai de 60 jours pour se conformer aux normes. Passé ce délai, un autre contrôle est effectué pour vérifier la conformité du logiciel. Une autre amende de 7500 euros peut encore être appliquée si la société ne s’est toujours pas mise à niveau.
Les avantages de la facturation électronique
En tenant compte de votre budget, de l’intuitivité de la solution et du respect strict des normes antifraude TVA (sécurité, inaltérabilité, conservation et archivage des données), vous pourrez choisir un bon logiciel de facturation électronique comme notre orchestrateur de facturation MoneyRoad. Celui-ci est disponible sans abonnement et vous permet notamment de disposer du paiement numérique en temps réel avec le service Request To Pay, ainsi que de négocier les modalités de paiement. Les avantages sont multiples : centralisation des données des clients, optimisation de gestion de la facturation pour le service de comptabilité (gain significatif de temps), bonne relation avec l’administration fiscale, limitation maximale des erreurs/omissions de numérotation ou de calcul.