Avec la multiplicité des services en ligne disponibles à l’heure actuelle, la procédure KYC (Know Your Customer) est devenue l’une des étapes clés pour définir les relations entreprises-utilisateurs. C’est un processus fondamental pour autoriser un individu à devenir un utilisateur ou un client enregistré d’une organisation donnée de façon sécuritaire et dans le respect des règlementations en vigueur.
Le KYC facilite le customer onboarding pour les entreprises, en plus de son rôle essentiel dans la prévention de la fraude d’identité ou encore les contrôles Anti-Money Laundering (AML). Il s’agit d’une approche dont l’intégration et le développement par les entreprises ainsi que les institutions impactent leur fonctionnement ainsi que la croissance de leurs activités.
Définition de KYC (Know Your Customer)
KYC est le sigle en anglais pour Know Your Customer (connaissance du client), une procédure obligatoire pour vérifier l’identité des utilisateurs d’une plateforme en ligne ou d’un produit, mais également essentielle lors du customer onboarding pour collecter les informations nécessaires.
La transformation digitale des entreprises et l’utilisation intensive d’Internet impliquent la définition de nouvelles règlementations des échanges pour la prévention de l’usurpation d’identité et la sécurisation des transactions. Le KYC a donc été initié pour vérifier l’identité des clients, alors que la procédure le KYB (Know Your Business) permet d’identifier le représentant légal d’une entreprise et le KYS (Know Your Supplier) de valider ses fournisseurs.
La numérisation des procédures KYC est soumise à la 5e directive anti-blanchiment (5AMLD ou AML5), ainsi qu’au règlement eIDAS (Electronic Identification And Trust Services). Cette règlementation lui confère les garanties légales nécessaires et la protection indispensable pour mettre en œuvre les procédures d’onboarding numérique des utilisateurs de façon sécurisée.
Même si le KYC est utile pour mener à bien les processus sensibles dans tous les secteurs d’activité, c’est une approche particulièrement importante pour lutter contre la fraude en ligne au sein des établissements financiers et bancaires et ceux qui y sont liés comme les assurances, les entreprises d’investissement, le commerce, l’immobilier, etc.
La procédure KYC (Know Your Customer)
D’après une étude menée par Euler Hermes, DFCG 2020, on dénombre plus de 7 entreprises sur 10 qui ont été victime de fraude en 2019. Dans 10% des cas, le montant du préjudice moyen est supérieur à 100 000 euros. C’est une situation inquiétante, d’où la nécessité d’appliquer les mesures sécuritaires telles que la procédure KYC.
Les documents d’identité pour la procédure KYC
Pour la prévention de la fraude, certains documents doivent être fournis par le client lors de l’identification. Pour une personne physique, on exigera par exemple une copie de pièce d’identité valide et un justificatif de domicile de moins de 3 mois. Quand c’est une personne morale, les documents suivants seront rassemblés :
- L’extrait KBIS de moins de 3 mois
- La copie des statuts d’entreprise
- La pièce d’identité du représentant légal
- Les bilans comptables
- La déclaration des statuts au JO pour les associations
- Les comptes sociaux annuels certifiés, etc.
Ces pièces peuvent être demandées pour une application convenable de la règlementation. Cependant, il arrive que les entreprises aient du mal à toutes les obtenir, surtout les TPE et PME qui font moins de 8M euros de chiffre d’affaires par an. Celles-ci peuvent alors prétendre à la confidentialité des publications de leurs résultats conformément à la loi MACRON (Art-213), 57% des entreprises ayant désormais recours à ce droit.
Quand faut-il appliquer la procédure KYC ?
Pour une protection optimale, la procédure KYC doit toujours être appliquée lors de l’enregistrement d’un nouveau client, car cela vous permet d’éviter les fraudes financières. Toutefois, cette vérification n’est pas obligatoire dans certaines conditions où le risque est moindre. La règlementation KYC sera alors complétée quand :
- La transaction effectuée est supérieure à 250 euros
- Le montant total des transactions en une année civile est supérieur à 2500 euros
- Le niveau des virements est au-dessus de 1000 euros
Lorsque les opérations dépassent ces seuils, vous devez demander à vos clients et partenaires commerciaux de fournir les documents cités précédemment afin de vous assurer de leur identité.
L’importance de la vérification KYC pour les banques et les entreprises
Le KYC est une obligation légale. Entrée en application depuis juin 2017, c’est la directive (UE) 2015/849 qui est chargée de la régulation du système financier européen. En France, l’Autorité de contrôle prudentiel et de résolution (ACPR) s’assure que les directives soient effectivement appliquées par les acteurs financiers.
Lutter contre la corruption et la fraude
Le KYC est un ensemble de règlementation qui demande aux entreprises de récolter des informations sur l’identité de leurs clients pour s’assurer de leur conformité avec les lois anti-corruption en vigueur. Les opérations frauduleuses pourront ainsi être plus facilement repérées. C’est un moyen de lutte contre le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme. Qu’il s’agisse d’une banque ou une entreprise, mettre en œuvre cette solution de vérification d’identité permet d’éviter d’être impliqué directement dans une affaire de fraude fiscale financière ou de corruption.
Éviter les sanctions financières
L’application du KYC étant une obligation légale, les banques et entreprises s’exposent à de lourdes conséquences en cas de manquement : des sanctions pénales et administratives qui peuvent même engager leur responsabilité civile.
Chargée de la surveillance des activités, l’ACPR prononce régulièrement des sanctions (blâmes, amendes et avertissements) basées sur la lutte contre le blanchiment et le financement du terrorisme. Sur 8 sanctions infligées en 2017, 6 avaient un rapport avec des procédures KYC fautives, impliquant un montant total de 25,86 millions d’euros.
En dehors des sanctions légales, une condamnation de ce type entache également la réputation des sociétés impliquées. En effet, l’opinion publique se montre très sensible aux sujets ayant un rapport avec le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme. Les sanctions de L’ACPR étant rendues publiques, le titre d’une banque ou la valeur boursière d’une entreprise peut subitement chuter après une telle affaire. Les sociétés peuvent aussi perdre en crédibilité auprès des agences de notation.
Les avantages de l’intelligence artificielle pour le KYC
L’intelligence artificielle permet d’automatiser les processus d’identification digitale, de réduire les risques et de gagner du temps dans l’application du processus KYC. En intégrant ses technologies, les entreprises sont en mesure de reconnaître, d’extraire, d’agréger et d’exploiter plus rapidement les données du dossier complet d’une personne physique ou morale.
La reconnaissance optique des caractères (OCR)
La reconnaissance optique des caractères est un ensemble de procédés informatiques qui réalisent la traduction d’images et de texte imprimés ou dactylographiés en fichiers de texte. L’exécution de cette tâche se fait grâce à un logiciel OCR.
Pour le KYC, cela va servir à détecter le texte imprimé ou manuscrit et identifier les contenus essentiels comme les adresses, dates, N° SIRET, de RCS… qui seront transformés en caractères lisibles par un ordinateur. Ici, chaque champ de texte est extrait en quelques secondes, un temps record comparativement à plusieurs minutes en moyenne pour une saisie manuelle. L’acquisition client prend moins de temps, car l’intégration des données se fait de façon beaucoup plus rapide.
L’identification biométrique
L’identification biométrique est une technologie permettant de valider l’identité d’une personne lorsqu’elle souhaite effectuer une action en ligne. C’est une identification qui est déjà opérationnelle dans certaines banques et généralisée dans les néo-banques. Le principe est simple : la pièce d’identité de l’utilisateur est analysée grâce à l’OCR puis l’on procède à des vérifications à partir de bases de données internes et externes, ou encore une photo selfie qu’on demande au client de fournir lors de son onboarding en ligne pour la reconnaissance faciale.
La RPA (Robotic Process Automation)
La RPA est utilisée pour programmer des robots logiciels qui se chargent des tâches manuelles du KYC. C’est un moyen d’automatiser la procédure d’onboarding pour gagner énormément de temps lors de la mise en œuvre du KYC des clients personnes morales. Combinée avec l’OCR et la recherche d’information dans des bases externes, la RPA permet de gagner en productivité, mais aussi d’améliorer la conformité du KYC.
Pour conclure, le KYC est une démarche obligatoire pour les banques et grandes entreprises conformément à la règlementation européenne. C’est une solution qui permet de vérifier et de valider l’identité de chaque client afin de limiter les risques de corruption, de fraude fiscale, de financement du terrorisme ou de blanchiment d’argent. Dans la pratique, il s’agit d’un processus long et laborieux que l’intégration de l’intelligence artificielle permet de fluidifier.